Opis
Usługa Opieka nad systemem Base jest przeznaczona dla firm, które korzystają z systemu w codziennej sprzedaży i potrzebują regularnego wsparcia technicznego bez każdorazowego zamawiania osobnej konfiguracji.
W ramach miesięcznego abonamentu kontrolujemy działanie panelu, wystawione oferty, synchronizację danych, automatyczne akcje, przesyłki kurierskie oraz przepływ zamówień pomiędzy sklepami, marketplace’ami i pozostałymi integracjami.
Opieka może obejmować zarówno utrzymanie istniejącej konfiguracji, jak i jej stopniowy rozwój. W kolejnych miesiącach możemy tworzyć nowe automatyzacje, modyfikować proces realizacji zamówień, podłączać następne kanały sprzedaży oraz reagować na zmiany w sposobie działania firmy.
Regularny audyt wystawionych ofert
Kilka razy w miesiącu, zgodnie z zakresem wybranego wariantu abonamentowego, sprawdzamy wystawione oferty i najważniejsze elementy ich synchronizacji.
Audyt może obejmować:
- kontrolę aktywnych i zakończonych ofert,
- sprawdzenie ofert ze zgłoszonymi błędami,
- analizę nieudanych aktualizacji cen,
- kontrolę synchronizacji stanów magazynowych,
- sprawdzenie powiązania ofert z produktami,
- wykrywanie ofert bez aktywnej synchronizacji,
- kontrolę numerów SKU i EAN,
- sprawdzenie wariantów produktów,
- analizę brakujących parametrów wymaganych przez marketplace,
- kontrolę poprawności kategorii,
- sprawdzenie czasu wysyłki i dostępności,
- wykrywanie ofert, które nie zostały zaktualizowane,
- kontrolę wybranych reguł cenowych,
- podstawową weryfikację ofert promocyjnych,
- wskazanie elementów wymagających poprawy.
Base pozwala synchronizować ceny i stany magazynowe pomiędzy magazynem a ofertami na wielu marketplace’ach. W panelu dostępne są również informacje o ofertach, których nie udało się zaktualizować z powodu błędów zwróconych przez API danej platformy.
Audyt nie oznacza ręcznej kontroli każdego parametru wszystkich ofert, chyba że taki zakres został wyraźnie uwzględniony w wybranym pakiecie.
Opieka nad marketplace
W ramach abonamentu możemy wspierać sprzedaż prowadzoną między innymi przez:
- Allegro,
- ERLI,
- Amazon,
- eBay,
- Empik,
- Etsy,
- eMAG,
- Ceneo,
- inne platformy obsługiwane przez Base.
Zakres opieki może obejmować:
- sprawdzanie działania podłączonych kont,
- analizę błędów pobierania zamówień,
- kontrolę przekazywania numerów przesyłek,
- poprawę szablonów wystawiania,
- zmianę parametrów ofert,
- aktualizację kategorii i mapowania,
- poprawę powiązań produktów,
- konfigurację kolejnych kont sprzedażowych,
- uruchamianie synchronizacji stanów i cen,
- pomoc przy wystawianiu nowych ofert,
- analizę problemów zwracanych przez API marketplace,
- dostosowanie konfiguracji do zmian po stronie platform sprzedażowych.
Tworzenie i rozwój automatyzacji
W ramach miesięcznej opieki możemy przygotowywać nowe automatyczne akcje dopasowane do aktualnych potrzeb firmy.
Automatyzacje w Base mogą reagować na konkretne zdarzenia, sprawdzać ustalone warunki i wykonywać odpowiednie działania. Mogą między innymi zmieniać status zamówienia, wysyłać wiadomości, tworzyć przesyłki, drukować dokumenty oraz przekazywać dane do innych systemów.
Przykładowe automatyzacje:
- zmiana statusu po zaksięgowaniu płatności,
- automatyczne tworzenie paczki,
- generowanie etykiety kurierskiej,
- wysyłanie wiadomości do klienta,
- wystawianie faktury lub paragonu,
- wysyłanie dokumentu sprzedaży,
- drukowanie etykiet i dokumentów,
- przypisywanie zamówień do pracowników,
- oznaczanie zamówień tagami,
- rozdzielanie zamówień według magazynu,
- obsługa zamówień z wybranego marketplace,
- różne działania zależnie od kraju dostawy,
- obsługa zamówień pobraniowych,
- reakcja na zmianę statusu przesyłki,
- oznaczanie zamówień wymagających ręcznej kontroli,
- przesyłanie danych do zewnętrznych integracji,
- wykonywanie działań z ustalonym opóźnieniem,
- automatyzacja procesów magazynowych.
Nowe automatyzacje są najpierw analizowane i testowane. Dzięki temu ograniczamy ryzyko błędnej zmiany statusów, wystawienia dokumentów lub utworzenia nieprawidłowych przesyłek.
Kurierzy i automatyzacja wysyłek
Opieka może obejmować konfigurację oraz bieżące utrzymanie integracji kurierskich, takich jak:
- InPost,
- DPD,
- DHL,
- GLS,
- UPS,
- FedEx,
- Orlen Paczka,
- Poczta Polska,
- Allegro Wysyłam,
- brokerzy kurierscy,
- inni przewoźnicy dostępni w Base.
Base posiada integracje z kurierami i brokerami, jednak zakres funkcji może różnić się zależnie od konkretnego przewoźnika. System może obsługiwać między innymi tworzenie przesyłek, drukowanie etykiet, śledzenie paczek i, w wybranych integracjach, automatyczne zamawianie podjazdu kuriera.
W ramach abonamentu możemy wykonywać:
- poprawę mapowania metod dostawy,
- konfigurację parametrów paczek,
- zmianę domyślnych wymiarów i wag,
- konfigurację usług dodatkowych,
- tworzenie automatycznych przesyłek,
- poprawę generowania etykiet,
- analizę błędów nadawania,
- kontrolę przekazywania numerów przesyłek,
- konfigurację wiadomości o wysyłce,
- zmianę statusu po nadaniu paczki,
- konfigurację automatycznego podjazdu kuriera,
- podłączanie kolejnych kont przewoźników.
Zamówienia i statusy
Regularna opieka może obejmować również kontrolę Managera Zamówień oraz procesu realizacji sprzedaży.
Sprawdzamy między innymi:
- pobieranie zamówień z marketplace,
- import zamówień ze sklepu,
- poprawność danych klientów,
- przypisywanie metod płatności i dostawy,
- działanie statusów zamówień,
- przekazywanie numerów przesyłek,
- wystawianie dokumentów,
- komunikację z klientami,
- zamówienia wymagające ręcznej weryfikacji,
- błędy automatycznych akcji,
- problemy z przekazywaniem danych do systemów zewnętrznych.
Manager Zamówień może skupiać zamówienia z wielu kanałów, a automatyczne akcje mogą obsługiwać ich statusy, wiadomości, faktury, przesyłki i dokumenty.
Dokumenty sprzedaży i księgowość
W ramach opieki możemy kontrolować lub rozwijać:
- automatyczne wystawianie faktur,
- generowanie paragonów,
- serie numeracji,
- wysyłkę dokumentów do klientów,
- przekazywanie dokumentów do programu księgowego,
- integrację z systemem ERP,
- drukowanie faktur razem z etykietami,
- ustawienia dokumentów dla różnych kanałów sprzedaży,
- proces wystawiania korekt,
- podstawowe dokumenty magazynowe.
Możliwości zależą od używanego systemu księgowego, rodzaju integracji i konfiguracji konta Base.
Produkty, magazyny i synchronizacja
Abonament może obejmować także bieżącą kontrolę katalogu produktów i magazynów:
- sprawdzanie synchronizacji cen,
- sprawdzanie synchronizacji stanów,
- poprawę powiązań produktów,
- kontrolę SKU i EAN,
- analizę wariantów,
- przypisywanie magazynów do kanałów sprzedaży,
- ustawianie mnożników cenowych,
- tworzenie grup cenowych,
- konfigurację rezerwacji stanów,
- analizę błędów importu produktów,
- sprawdzanie integracji z hurtownią,
- kontrolę połączenia z systemem ERP.
Base udostępnia również magazynowe akcje automatyczne, które mogą wykonywać działania na produktach i cenach według ustalonych warunków.
Bieżące poprawki i konsultacje
W ramach miesięcznej opieki możemy realizować drobne zmiany i odpowiadać na pytania związane z codzienną obsługą panelu.
Przykładowe działania:
- zmiana ustawień istniejącej automatyzacji,
- dodanie nowego statusu,
- poprawa wiadomości wysyłanej do klienta,
- modyfikacja szablonu wydruku,
- zmiana ustawień kuriera,
- analiza błędu zamówienia,
- pomoc z wystawieniem oferty,
- sprawdzenie działania integracji,
- konsultacja nowego procesu,
- wskazanie możliwości dalszej automatyzacji,
- pomoc przy zmianach organizacyjnych w firmie.
Jak przebiega miesięczna opieka?
- Na początku ustalamy używane marketplace’y, sklepy, kurierów i integracje.
- Określamy najważniejsze procesy wymagające regularnej kontroli.
- Kilka razy w miesiącu wykonujemy przegląd ofert i działania systemu, zgodnie z wybranym pakietem.
- Klient może przekazywać zadania i zgłaszać problemy w ramach dostępnego limitu.
- Tworzymy lub rozwijamy uzgodnione automatyzacje.
- Informujemy o wykrytych błędach i zalecanych zmianach.
- Większe zadania przedstawiamy do osobnej akceptacji i wyceny.
Co obejmuje abonament?
Dokładny zakres zależy od wybranego wariantu, ale może obejmować:
- określoną liczbę audytów w miesiącu,
- ustalony limit czasu pracy,
- obsługę określonej liczby kont marketplace,
- kontrolę synchronizacji cen i stanów,
- drobne poprawki konfiguracji,
- tworzenie prostych automatyzacji,
- obsługę integracji kurierskich,
- analizę błędów zamówień,
- konsultacje techniczne,
- miesięczne podsumowanie wykonanych prac.
Niewykorzystany czas nie przechodzi automatycznie na kolejny miesiąc, chyba że opis konkretnego wariantu stanowi inaczej.
Czego abonament podstawowy nie obejmuje?
Standardowa opieka miesięczna nie obejmuje automatycznie:
- masowego tworzenia opisów produktów,
- tworzenia indywidualnej integracji API,
- rozbudowanej integracji z ERP,
- szkolenia całego zespołu,
- całodobowego monitorowania systemu,
- gwarantowanego czasu reakcji poza warunkami pakietu,
- działań wymagających kontaktu z pomocą techniczną marketplace przez konto klienta,
- opłat za Base, moduły i zewnętrzne usługi.
Takie prace mogą zostać wykonane po przedstawieniu dodatkowej wyceny.
Ważna informacja dotycząca ceny
Cena podana w ofercie jest miesięczną opłatą abonamentową i dotyczy prac wykonywanych w zakresie oraz limicie wybranego wariantu.
Ostateczna cena opieki może zależeć od:
- liczby kont marketplace,
- liczby sklepów,
- liczby aktywnych ofert,
- liczby magazynów,
- liczby przewoźników,
- złożoności automatyzacji,
- liczby zgłoszeń w miesiącu,
- wymaganego czasu reakcji,
- integracji z hurtowniami i ERP,
- zakresu raportowania,
- liczby użytkowników i procesów sprzedażowych.
Zadania wykraczające poza pakiet są najpierw analizowane i wyceniane. Dodatkowe prace rozpoczynamy po zaakceptowaniu zakresu i kosztu przez klienta.
