Opis
System Base pozwala połączyć w jednym panelu sklepy internetowe, platformy marketplace, firmy kurierskie, systemy księgowe, hurtownie, magazyny oraz wybrane rozwiązania ERP. Dzięki odpowiedniej konfiguracji zamówienia z różnych kanałów mogą trafiać do jednego miejsca, a powtarzalne czynności mogą być wykonywane automatycznie.
Usługa Konfiguracja systemu Base jest przeznaczona dla firm rozpoczynających pracę z systemem, rozwijających sprzedaż na kolejnych marketplace’ach albo chcących uporządkować istniejący panel i zautomatyzować obsługę zamówień.
Zakres konfiguracji jest dopasowywany do sposobu działania sklepu, liczby kanałów sprzedaży, wykorzystywanych magazynów, operatorów płatności, przewoźników oraz procesów realizowanych przez pracowników.
Integracje z marketplace
Base może obsługiwać sprzedaż między innymi na platformach:
- Allegro,
- ERLI,
- Amazon,
- eBay,
- Empik,
- Etsy,
- eMAG,
- Modivo,
- innych dostępnych marketplace’ach krajowych i zagranicznych.
Większość integracji marketplace w Base działa dwukierunkowo. Oznacza to możliwość pobierania zamówień do wspólnego panelu, masowego wystawiania produktów, zarządzania ofertami oraz synchronizowania danych między magazynem a kanałami sprzedaży.
W ramach konfiguracji możemy przygotować:
- podłączenie jednego lub kilku kont marketplace,
- import istniejących ofert,
- powiązanie ofert z produktami w magazynie,
- konfigurację kategorii i parametrów,
- szablony wystawiania ofert,
- cenniki i reguły cenowe,
- synchronizację stanów magazynowych,
- synchronizację cen,
- automatyczne zamykanie ofert po wyczerpaniu produktu,
- pobieranie zamówień do Managera Zamówień,
- przekazywanie statusów i numerów przesyłek do marketplace,
- konfigurację obsługi wielu kont sprzedażowych.
Base umożliwia zarządzanie ofertami z jednego panelu oraz automatyczną synchronizację cen i stanów na wielu platformach. System może również zamykać oferty, gdy stan magazynowy lub cena osiągną wartość zero.
Integracja ze sklepem internetowym
Do systemu można podłączyć między innymi sklep:
- PrestaShop,
- WooCommerce,
- Shopify,
- Magento,
- ShopGold,
- Shoper,
- IdoSell,
- inne obsługiwane platformy lub sklep posiadający odpowiednie API.
Połączenie może służyć do pobierania zamówień, synchronizacji produktów, przekazywania stanów i cen albo wykorzystania magazynu sklepu jako źródła danych do wystawiania ofert na marketplace. Zakres możliwości zależy od konkretnej platformy i rodzaju integracji.
Magazyn i katalog produktów
Base może korzystać z różnych źródeł danych produktowych:
- magazynu Base,
- magazynu sklepu internetowego,
- zewnętrznego systemu ERP,
- magazynu hurtowni,
- kilku połączonych źródeł.
System może pełnić funkcję centralnego katalogu, z którego produkty są przekazywane do sklepów i marketplace’ów, albo działać jako warstwa integracyjna pomiędzy istniejącym magazynem a kanałami sprzedaży.
Konfiguracja może obejmować:
- utworzenie katalogu produktów,
- import produktów ze sklepu lub pliku,
- powiązanie produktów z ofertami,
- konfigurację wariantów,
- mapowanie numerów SKU i EAN,
- synchronizację cen,
- synchronizację stanów magazynowych,
- reguły rezerwacji stanów,
- przypisanie magazynów do kanałów sprzedaży,
- przygotowanie struktury pod dalszy rozwój.
Automatyzacja zamówień
Jedną z najważniejszych funkcji Base są automatyczne akcje. Działają one na podstawie określonego zdarzenia, opcjonalnych warunków i czynności, które system ma wykonać. Base udostępnia ponad 40 typów akcji możliwych do wykorzystania w automatyzacjach.
Możemy skonfigurować automatyzacje takie jak:
- zmiana statusu po opłaceniu zamówienia,
- przypisanie zamówienia do pracownika,
- oznaczenie zamówienia odpowiednim tagiem,
- rozdzielenie zamówienia według produktów lub magazynów,
- utworzenie przesyłki kurierskiej,
- wygenerowanie etykiety,
- wysłanie wiadomości do klienta,
- przekazanie numeru przesyłki do sklepu lub marketplace,
- wystawienie faktury albo paragonu,
- przesłanie dokumentu sprzedaży do klienta,
- wydruk dokumentów magazynowych,
- uruchomienie akcji po zmianie statusu paczki,
- oznaczenie zamówienia wymagającego ręcznej weryfikacji,
- wykonanie różnych czynności zależnie od kraju, wartości zamówienia, formy płatności lub metody dostawy.
Automatyczne akcje mogą także obsługiwać rozdzielanie zamówień, dokumenty sprzedaży, komunikację z klientem, śledzenie przesyłek i wybrane procesy zwrotów.
Kurierzy i automatyzacja wysyłek
Base posiada rozbudowaną bibliotekę integracji kurierskich i brokerskich. Po podłączeniu konta przewoźnika większość czynności związanych z przygotowaniem wysyłki może być wykonywana bezpośrednio w panelu.
Możliwa jest konfiguracja między innymi:
- InPost,
- DPD,
- DHL,
- GLS,
- UPS,
- FedEx,
- Poczty Polskiej,
- Orlen Paczki,
- Allegro Wysyłam,
- brokerów kurierskich,
- innych przewoźników dostępnych w systemie.
Zakres może obejmować:
- podłączenie konta kurierskiego,
- ustawienie domyślnych parametrów paczek,
- wybór usług dodatkowych,
- automatyczne tworzenie przesyłek,
- masowe generowanie paczek,
- drukowanie etykiet,
- przekazywanie numeru nadania do marketplace,
- wysyłanie klientowi informacji o przesyłce,
- śledzenie statusu dostawy,
- zmianę statusu zamówienia po nadaniu lub doręczeniu,
- oznaczenie przesyłek z problemem,
- automatyczne zamawianie podjazdu kuriera, gdy dana integracja to obsługuje.
Przesyłki mogą być generowane pojedynczo, masowo albo za pomocą automatycznych akcji. System może również reagować na statusy otrzymywane od przewoźnika i wykonywać kolejne czynności bez udziału pracownika.
Faktury, paragony i księgowość
Base może automatycznie generować faktury oraz paragony, a także współpracować z zewnętrznymi systemami księgowymi i ERP. Dokument może zostać wystawiony po opłaceniu zamówienia, zmianie statusu albo spełnieniu innych ustalonych warunków.
Konfiguracja może obejmować:
- numerację dokumentów,
- serie faktur,
- faktury dla klientów krajowych i zagranicznych,
- automatyczne wystawianie dokumentów,
- wysyłanie faktur do klientów,
- integrację z programem księgowym,
- przekazywanie dokumentów do systemu ERP,
- drukowanie dokumentów razem z etykietą,
- wystawianie korekt w wybranych procesach zwrotów.
Obsługa zwrotów
W zależności od kanału sprzedaży i dostępnej integracji Base może wspierać obsługę zwrotów w jednym panelu.
Możliwa jest między innymi konfiguracja:
- pobierania zgłoszeń zwrotu,
- zmiany statusu zamówienia,
- wystawienia korekty,
- przesłania dokumentu klientowi,
- oznaczenia zwróconych produktów,
- obsługi zwrotu środków,
- wniosku o zwrot prowizji dla obsługiwanych zamówień Allegro.
Dostępne czynności zależą od konkretnego marketplace, operatora płatności i sposobu skonfigurowania procesu.
Integracje z hurtowniami i fulfillmentem
Base może współpracować z hurtowniami oraz zewnętrznymi magazynami realizującymi usługę fulfillmentu. Integracja fulfillmentowa umożliwia przekazanie zamówienia do magazynu, który przygotowuje i wysyła paczkę w imieniu sprzedawcy.
W zależności od dostępnej integracji możliwe jest:
- pobieranie produktów z hurtowni,
- synchronizowanie stanów i cen,
- wystawianie produktów na marketplace,
- automatyczne przekazywanie zamówień,
- obsługa dropshippingu,
- połączenie z zewnętrznym magazynem,
- przekazywanie informacji o realizacji przesyłki.
Co obejmuje usługa?
Zakres podstawowej konfiguracji może obejmować:
- analizę aktualnego sposobu obsługi sprzedaży,
- uporządkowanie ustawień panelu Base,
- podłączenie uzgodnionego sklepu lub marketplace,
- przygotowanie statusów zamówień,
- konfigurację jednego przewoźnika,
- stworzenie podstawowych automatycznych akcji,
- testowe pobranie i obsługę zamówienia,
- sprawdzenie przekazywania statusów i numerów przesyłek,
- przekazanie informacji dotyczących dalszej obsługi systemu.
Dokładna liczba integracji, kont, kurierów i automatyzacji zależy od wybranego wariantu produktu lub indywidualnych ustaleń.
Jak przebiega realizacja?
- Ustalamy wykorzystywane sklepy, marketplace’y, magazyny i firmy kurierskie.
- Analizujemy sposób realizacji zamówień w firmie.
- Otrzymujemy wymagane dostępy do Base oraz integrowanych systemów.
- Podłączamy uzgodnione konta i konfigurujemy przepływ danych.
- Tworzymy statusy, reguły oraz automatyczne akcje.
- Wykonujemy testowe zamówienia i przesyłki.
- Wprowadzamy poprawki w uzgodnionym zakresie.
- Przekazujemy gotowy panel do dalszej pracy.
Czego usługa podstawowa nie obejmuje?
Podstawowa konfiguracja nie musi obejmować:
- wdrożenia wielu kont marketplace,
- masowego przygotowania tysięcy ofert,
- ręcznego poprawiania całego katalogu produktów,
- tworzenia niestandardowych integracji API,
- budowania rozbudowanego systemu magazynowego,
- wdrożenia procesów B2B,
- integracji kilku systemów ERP,
- przygotowania dziesiątek zaawansowanych automatyzacji,
- stałego monitorowania działania integracji,
- abonamentowej obsługi panelu.
Elementy te mogą zostać wycenione jako rozszerzenie lub realizowane w ramach osobnej opieki miesięcznej.
Ważna informacja dotycząca ceny
Cena podana w ofercie dotyczy podstawowej konfiguracji systemu Base w zakresie określonym w wybranym wariancie produktu.
Każda firma może posiadać inną strukturę sprzedaży, liczbę kont, magazynów, przewoźników i automatyzacji. Dodatkowej wyceny mogą wymagać:
- kolejne konta marketplace,
- kilka sklepów internetowych,
- wiele magazynów,
- rozbudowane mapowanie produktów,
- duża liczba istniejących ofert,
- zaawansowane reguły cenowe,
- integracje z ERP lub hurtownią,
- niestandardowe automatyzacje,
- konfiguracja procesów zwrotów,
- naprawa błędnie skonfigurowanego panelu,
- szkolenie pracowników,
- stała opieka techniczna.
Dodatkowe prace są wykonywane po przedstawieniu i zaakceptowaniu wyceny.
